Uw eerste medewerker, of uw tiende. Elk nieuw personeelslid brengt verplichtingen met zich mee waar u als werkgever niet omheen kunt. De salarisadministratie is er één van, en het is meteen ook een waarbij fouten direct zichtbaar zijn: voor uw medewerker, voor de Belastingdienst en voor het pensioenfonds. Dit artikel legt uit wat u moet regelen en waar het vaak misgaat.

Aanmelden als werkgever

Neemt u voor het eerst iemand in dienst? Dan moet u zich eerst als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U krijgt een loonheffingennummer waarmee u maandelijks aangifte loonheffingen doet. Zonder dat nummer kunt u geen loonstroken verwerken en geen aangifte doen. Dit is stap één, en het kost meer tijd dan u denkt als u er niet op bedacht bent.

Gegevens die u nodig heeft van uw medewerker

Voordat u de eerste loonstrook kunt verwerken, heeft u een aantal basisgegevens nodig. Het burgerservicenummer van de medewerker, een kopie van het identiteitsbewijs, de geboortedatum, het bankrekeningnummer en de loonheffingskorting-keuze. Die laatste is relevant: heeft uw medewerker bij u zijn of haar loonheffingskorting lopen, of elders? Dat bepaalt de hoogte van de inhouding.

Vergeet ook niet te controleren welke cao van toepassing is op uw branche. Die bepaalt minimumloon, toeslagen, pensioenverplichtingen en eventuele extra regelingen. Een verkeerde cao-toepassing leidt tot te lage of te hoge uitbetalingen, en dat is later lastig te herstellen.

Pensioen en verzuimverzekering

Valt uw branche onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds? Dan bent u verplicht uw nieuwe medewerker daarbij aan te melden. Dat gebeurt niet automatisch. U moet zelf de aanmelding verzorgen en maandelijks de pensioenaanlevering indienen. Doet u dat niet, dan loopt u het risico op naheffingen met terugwerkende kracht.

Datzelfde geldt voor de verzuimverzekering. Heeft u een collectieve regeling, controleer dan of nieuwe medewerkers automatisch worden toegevoegd of dat u daar zelf actie voor moet ondernemen.

De eerste loonstrook

Alle gegevens aangeleverd? Dan kan de eerste loonstrook worden opgemaakt. Daarin staan het brutoloon, alle inhoudingen zoals loonheffing en pensioenpremie, het nettoloon en de betalingsinformatie. Veel werkgevers onderschatten hoe veel er op een loonstrook staat dat correct moet zijn. Een fout in de loonheffing werkt door in de jaarloonopgave. Een verkeerd berekende vakantietoeslag stapelt zich op over het jaar.

Heeft u meerdere medewerkers of een cao met toeslagen en regelingen? Dan wordt het al snel complex. Dat is het moment waarop uitbesteden zichzelf terugverdient.

Regel het goed vanaf het begin

De salarisadministratie op orde hebben vanaf de eerste medewerker voorkomt problemen later. Correcties met terugwerkende kracht kosten veel meer tijd en energie dan het direct goed regelen. Goedverlonen.nl helpt ondernemers door heel Nederland bij het uitbesteden van de salarisadministratie, ook als u net start met personeel. Zit u al bij een kantoor maar loopt u tegen problemen aan? Dan is overstappen van salarisadministratie vaak eenvoudiger geregeld dan u denkt.